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Etude de cas

E-pay Manager

Solution de dématérialisation des fiches de paie

Vous adressez chaque mois vos fiches de paye par courrier ? Avec E-pay Manager, vous économisez le papier, les toners, l’affranchissement, le temps de vos collaborateurs et contribuez à réduire votre empreinte sur l’environnement. E-Pay Manager est la solution Prodware de dématérialisation de la paie, qui transforme vos fiches de paye en PDF et les envoie automatiquement par reconnaissance numérique et en toute sécurité, à leur destinataire, via votre messagerie Outlook.

Une solution réductrice de coût

Grâce à la dématérialisation, optimisez vos processus de traitement et réduisez du même coup votre impact environnemental et vos frais généraux (plus de traitement, d’impression, de manutention et d’expédition).

Avec e-Pay Manager, une entreprise de 100 salariés économise en moyenne 3 400 euros / an.

 

Un contexte légal favorable

Les lois sur les technologies de l’information, l’économie numérique et la simplification du droit ont donné, depuis 2000, valeur de preuve aux documents numériques, dont la fiche de paie. Prodware met à votre disposition l’outil idéal et facile d’utilisation pour vous ouvrir la voie de la dématéralisation de la fiche de paie.

De plus, votre salarié peut stocker à vie ses fiches de paie sur le coffre fort virtuel gratuit mis à disposition par l’Etat en 2007 sur le site https://mon.service-public.fr

 

Une meilleure communication interne

Faites de vos fiches de paie votre premier vecteur de communication vers vos collaborateurs. Profitez, par exemple, de l’envoi par mail de la fiche de paie pour y joindre un message texte, audio ou vidéo du management, différencié selon le profil du destinataire.

 

  

- Une gestion rigoureuse de vos fiches de paie numériques 

- Ajout de pièces jointes multimédia

- Stockage de fiche de paie à vie

- Stockage sécurisé et garanti contre tout risque 

Les ordinateurs sur lesquels est installé e-Pay Manager doivent satisfaire aux conditions suivantes :

  • Avoir installé Windows XP SP 6 minimum,
  • Outlook 97 minimum.


 

Pré-requis pour les ordinateurs des salariés :

Le salarié qui reçoit le bulletin de paie éléctronique doit avoir installé Acrobat Reader afin de lire les bulletins de paie sous format Pdf.

Une gestion rigoureuse de vos fiches de paie numériques :

  • Génération d’une fiche de paie PDF sécurisée directement à partir de votre logiciel de paie
  • Création d’un PDF sécurisé avec ou sans mot de passe
  • Export automatique de votre solution e-Pay vers votre messagerie
  • Pilotage des envois à partir d’Outlook
  • Paramétrage et personnalisation des documents selon le destinataire
  • Impression papier en option pour les collaborateurs qui le souhaitent
  • Archivage légal électronique et sécurisé des fiches de paie
  • Gestion personnalisée des adresses mail et des mots de passe
  • Autonomie totale et instantanéité sans envoi postal
  • Traçabilité intégrale : tableaux des historiques des envois

  

Ajout de pièces jointes multimédia : 

Possibilité de joindre d’autres documents électroniques différenciés selon le profil du destinataire : lettre d’entreprise, courrier du CE, message audio ou vidéo...

 

Stockage de fiche de paie à vie :

Pour le salarié, possibilité de stocker sa fiche de paie à vie sur le service de coffre-fort électronique mis à disposition par l’Etat depuis 2007 : https://mon.service-public.fr

 

Stockage sécurisé et garanti contre tout risque ! 

 

Les 10 avantages :

  1. Réduction des coûts d’achat de papier, de toners et de frais postaux
  2. Réduction des émissions de gaz à effet de serre. Moins de COet plus d’arbres épargnés
  3. Envoi en rafale d’un simple clic, d’un document personnalisé
  4. Gain de temps sur les tâches fastidieuses et efficacité pour le service paie
  5. Utilisation de toutes les fonctionnalités d’Outlook
  6. Reconnaissance, regroupement et agencement des fiches de paie par destinataire
  7. Automatisation des tâches d’envoi
  8. Traçabilité intégrale : statut et historique de tous vos envois
  9. Réception instantanée par le salarié
  10. Sécurisation par mot de passe

 

Vous avez un projet ? Pour plus d'informations : Contactez-nous !


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