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Sage 100cloud Document Manager

Dématérialisez vos données et vos flux d’informations

Avec Sage 100cloud Document Manager, vous pouvez maintenant dématérialiser les documents papiers de votre entreprise. En effet, grâce à l’intelligence numérique vous pouvez tendre vers une gestion « zéro papier » et pérenniser la mémoire et les connaissances de votre entreprise.  Les principaux atouts de ce logiciel de dématérialisation sont la fluidité des échanges d’informations, la centralisation de toutes vos données sur un espace de travail sécurisé et dématérialisé, ainsi que la création d’un espace clients pour mettre à leur disposition l’ensemble des documents au sein d’un espace privatisé.  

 

Principales fonctionnalités de Sage 100cloud Document Manager :

  • Organisation et centralisation numérique de toutes les données de l’entreprise
  • Archivage sécurisé
  • Développement d’une relation plus forte avec les clients
  • Accès simplifié aux documents électroniques
  • Fluidification des processus avec Sage Document Workflow

 

Détails des fonctions de Sage 100cloud Document Manager :

 

Centralisation et partage numérique des données

  • Préservation, partage du capital intellectuel et des connaissances de l’entreprise avec toutes les personnes concernées de son écosystème
  • Centralisation, en un point unique, de toute l’information et des données, quel que soit le format
  • Classement des documents dans une arborescence structurée de dossiers et sous-dossiers
  • Visualisation des tâches à réaliser et notifications importantes depuis le tableau de bord personnel
  • Recherche de documents via des mots-clés ou des critères spécifiques : type de document, date, numéro, etc.
  • Création d’espaces de travail pour stocker et partager des documents spécifiques
  • Création de circuits de validation simples ou avancés, pour tout document nécessitant une approbation : courrier entrant, bon de commande, factures, etc.
  • Partage aisé des documents en interne
  • Diffusion simplifiée des documents vers l’extérieur : fournisseurs, clients, avocats, expert-comptable, etc. 

 

Déploiement simple et sécurisé

  • Solution accessible, dimensionnée pour les PME garantissant un coût de possession réduit
  • Sécurité et confidentialité des données dans le Cloud
  • Réduction des coûts financiers liés à la gestion de documents « papier »
  • Gains de productivité immédiats au niveau de :
    • L’organisation, de l’intégration et de l’archivage automatique des flux d’informations provenant de Sage 100cloud Comptabilité, Sage 100cloud Moyens de Paiement ou Sage 100cloud Gestion Commerciale, de la suite de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.)
    • La recherche des documents

 

Mobilité

  • Accès aux documents et à l’information dans toutes les situations de mobilité : télétravail, déplacements, rendez-vous extérieurs, etc.
  • Consultation depuis smartphones et tablettes iOS, Android et Windows Phone
  • Information accessible 7j/7 24h/24 et toujours actualisée
  • Partage, traitement des tâches et validation de documents
  • Possibilité de réaliser des présentations de documents (ex : catalogue), de faire signer des bons de livraison et devis, de classer des photos prises sur le terrain dans le dossier souhaité, etc.
  • Notification à chaque mise à jour et/ou modification d’un document
  • Renforcement de l’agilité des commerciaux et techniciens itinérants

 

Fluidification des processus métier

  • Fluidification des processus métiers et des tâches opérationnelles
  • Gestion de Workflow
  • Mise en place de cycles de traitements et de validation de documents
  • Approbation (signature) dans l’échange documentaire
  • Visibilité renforcée sur les processus d’approbation de documents
  • Elimination du risque de pertes de documents, de transmission d’informations erronées
  • Travail collaboratif optimisé au sein de l’entreprise 

 

Une suite complète

  • Sage Document Manager : archivage, gestion et partage de l’ensemble des documents de l’entreprise au sein de la solution de Gestion Electronique d’Informations et de Documents de l’Entreprise (GEIDE)
  • Sage Document Manager ESC - Espace Sécurisé de Conservation conforme au label coffre-fort électronique de la FNTC et aux recommandations de la norme AFNOR NF Z42-020
  • Sage Document Filer - Configuration : indexation et classement des documents normalisés issus des applications Sage 100cloud
  • Sage Document Office : indexation et classement des documents bureautiques Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook)
  • Sage Document Sync : synchronisation des documents entre le poste utilisateur et la GEIDE Sage Document Manager
  • Sage Document Mobile : consultation, recherche, validation des documents depuis les périphériques mobiles (iOS, Android, Windows Phone)
  • Sage Document Écosystème : ouverture d’un accès distant en ligne et sécurisé à des partenaires et clients identifiés, appartenant à votre écosystème de travail, leur permettant de consulter à tout moment, l’ensemble des documents commerciaux échangés : devis, bons de livraison, factures, etc.

 

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